仕事の生産性を向上する技術【タスクこなしまくり】

本日も休憩を挟みながら、8時〜21時まで元気に働いた佐藤です。

社会人デビューから苦節8年。ついに毎日の仕事を鬼のように進める術を見つけてしまいました。これを見つけた自分を、実践した自分を、自分で褒めてあげたい気分です。

しかも別になんてこともない意識したら、明日からできること簡単なこと。

以前からこのテクニックを知っていたのですが、なぜか実践していませんでした。

今思えば、もっと早くに実践していれば…と思うほど、効果があったので、共有します。

特にデスクワークで自分で自分の時間を管理して仕事をする人や、経営者個人事業主フリーランサーなんかは、知っておくといいかも知れません。

大量に溜まったタスクをだいぶ減らせると思います。

あ、たぶんできるビジネスマンには全く必要のない話です。仕事の進め方が全くわからず、誰にも聞けず過ごしがちな人に意味のある話だと思います。

しかも必要なものはカレンダーアプリただそれだけです。

その前に生産性と切手も切り離せないのが時間です。

時間確保のために時間の種類を知る

時間には3つの種類があります。

  1. 何かをしている時間
  2. やりたいことやらなければやらないことが増える時間
  3. 何もしない時間

この3種類です。

1.は仕事なら作業している時間ですよね。資料作ったりすると思います。プライベートで映画やドラマを観る時間も含まれます。3.はボケーッとしている時間です。もしくは無目的な時間。3.についてはこれ以上触れません。

大事なのは1と2の区別です。

ちなみに仕事における会議は2.に該当します。

人に会ってる時間はやることが増える時間

大体の場合、会議を行うと仕事が増えます。これは悪いことではなくて、会議とはそういうものです。目的に対して、どんな行動を各々していくか決める時間なんです。だからタスクが増えるのは必然。

これは会議に限らず、人にあってる時間すべてに当てはまります。実際に行動するかどうかは別として、人と会ってもタスクが生まれるのです。例えば彼女と食事の予定が入っていて、会話を楽しんだりすると、次はこういうところに連れて行ってあげよう!とかこんなものプレゼントしよう!とか。

友人におすすめの本やアニメを紹介されたら、見たくなるし、会社の人と飲みにいったら何気ないタイミングで仕事でやっておくべきことを知ったりします。

仕事以外の話になってくると、やるかやらないかはあなた次第なところはありますが、人に会ってる時間はタスクが生まれている時間と言ってもよいのではないでしょうか。

これが悪いという話ではありません。大事なのは生まれたタスクをこなすことだと思うんです。

では次に何かをしている時間についてです。

何かをしている時間は誰か会ったり話していない時間

実際に行動しているとき、仕事でいうと作業をしているとき、あなたは誰かと喋りながら行うことができるでしょうか。単純作業なら可能だと思うのですが、真剣に手を動かしているとき、誰かと会ったり話している場合ではないと思います。

プレイベートでも映画やドラマを観ている時に、話しかけられたウザったいなと、どんな聖人君子でも思うのではないでしょうか。

つまり作業というのは人と会ったり喋っている時にするものではないのです。

会議ばかりで仕事した気になっても蓋をあけてみたら、タスクに追われているのは当たり前なのです。

つまり生産性が高い状態になるには、タスクをこなす必要があります。

生産性を向上には何かをしている時間を増やす必要がある

ここまで時間の種類について話してきましたが、次は生産性についてです。

生産性を上げるには、効率を上げていくことが重要です。効率性を上げていくには、作業スピードを上げたり、経験値を増やしていくことが重要です。

しかし忘れてならないのが、作業時間の確保です。

今回、この記事では効率を上げていく話までは深堀りしません。まずは時間の確保です。作業時間の確保さえできれば、作業スピードを上げていったり経験値を積むことができます。

ここで登場するのがカレンダーアプリなのです。

カレンダーアプリで生産性が上がった例

カレンダーアプリは、GoogleカレンダーでもiPhoneの純正カレンダーでもどちらでも構いません。ご用意ください。

まずは僕の1日のカレンダーを御覧ください。

赤枠が会議。つまりタスクが増える時間です。青枠がプライベート。それ以外が作業をしている時間です。

カレンダーには会議よりも行動予定をいれる

これが今回の記事のメイン。生産性を上げる技術です。そもそもONの時間が長いと思った方もいると思うんですけど、これが不思議でして、人と調整した日程である約束は遅刻しないようにするのと似ていて、作業する時間を人に会う約束を大事にするようにカレンダーに入れて意識していると、作業できてしまうんです。

もう一度ご覧頂きたいのですが、作業している時間が8時間を超えています。その間の集中力うんぬんの話はあると思いますが、別の会議が2件入っている日にここまで作業できたら中々良いのではないでしょうか。

不思議なのが集中力を保って行動ができてしまう

さきほど述べたことではありますが、この日の生産は高かったです。(この日というかこの記事を書いている今日です。)

赤枠の2件の会議はプロジェクトの責任者をしているので、会議を段取りして、タスクを振り分けるために時間を多く使いました。

しかしそれ以外、構成案を作成したり、ある募集要項を作成しました。またメイン業務の一つであるSNS更新も、しっかりフォロワーに対して魅力的なコンテンツを作成しています。もちろんこれは主観ですが…

さらには単純なシステムの更新などもしているのです。

疲れたと思ったら休憩していましたが、非生産的な時間を限りなく抑え、なおかつ集中力が高かったのです。

自分でもびっくりなのが、これだけ働いて、今日の最後にこんな記事を書いていることです。

カレンダーアプリで生産性を上げる実践方法

実践している内容は以下の通りです。

  • 1日の初めにざっくり行動予定を入れる。
  • 各タスクごとに終了した時間、次のタスク、休憩を細かくカレンダー更新。
  • タスクに振り分けた時間内で達成できるようにする。
  • 達成できなかったことや継続して行うことは次の日に行動予定としていれておく。

これだけです。

カレンダーをいちいち調整するのがめんどくさいと思った方がいると思います。めんどくさいです。でも人と会う予定がリスケしたら、必ずこまめに変更しないでしょうか。

それと一緒です。面倒ですけど、1つずつのタスクを人に会う予定のように扱います。

また時間制限を設けていて、短期集中を繰り返すことができます。ケツの時間を決めないで何かをやるのは、本当に大好きでたまらないことだったらいいです。でも、さすがに会議の議事録を読み返して、参加者のタスクを書き出して共有するのは、さすがに好きではありません。

時間制限があることでつまらないと思うことも集中して行うことができます。

以上が生産性を上げすぎてしまう技術でした。

キモとなるのは行動予定を人と会う約束のように扱うこと

まとめです。

  • 時間は3種類ある。特に大事なのはタスクが生まれる時間とタスクをこなす時間を自覚すること。
  • 生産性を上げるには、タスクをこなす時間がまず必要になる。
  • カレンダーアプリを使い、人と会う予定を入れるように行動の予定を入れる。
  • 行動の時間が前後したら、人と会う予定のようにこまめに調整をする。
  • 時間制限の中で高い集中力でタスクをこなす。
  • その日にできなかったことは次の日の行動予定に組み込む

以上です。もうすぐ23時です。8時からフルスロットルなので、終えたいと思います。ご清聴ありがとうございました。

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